Kravställning i entreprenadupphandling bygg- och anläggningsprojekt
Arbetsmetod i Höör: Hur kommer man åt utsläpp som genereras när kommunen genomför större bygg- och anläggningsprojekt?
I Höör utförs bygg- och anläggningsarbeten av externt upphandlade entreprenörer. Utsläppen från de tunga maskiner och fordon som används utgör en stor andel av kommunens totala utsläpp. I den senaste ramavtalsupphandlingen för större entreprenader (>500 tkr) testades därför att formulera och ställa klimatkrav som en del av upphandlingskraven.
Arbetet steg för steg
- Intern dialog fördes med upphandlande kollegor och förslaget skickades också på snabbremiss hos en entreprenadfirma. Återkopplingen togs om hand och relevanta delar arbetades om.
- Det bearbetade förslaget skickades återigen på ”remiss”. Denna gång till de entreprenadfirmor som Höörs kommun hade ramavtal med då. Vi fick framför allt in synpunkterna som rörde andelen fossilfritt bränsle och uppföljningskravens omfattning. Förslaget arbetades om till att omfatta två trappsteg istället för de ursprungliga tre. Dessutom gjordes en gallring i uppföljningskraven.
- Upphandlingen genomfördes i två steg. I det första fick företagets chef eller annan representant presentera företaget och besvara åtta frågor muntligt. Svaren poängsattes och utgjorde grund för urvalet till nästa fas.
- De som gick vidare fick komma på ytterligare en intervju där arbetsledaren/platschefen och kalkylatorn närvarade. Förutom intervjun i steg två fick företagen lämna skarpa anbud på tre projekt. Klimatkraven var en del av de samlade villkoren och kraven som ställdes i samband med upphandlingen.
- Klimatkraven diskuterades med anbudsgivarna i samband med intervjun och de flesta tyckte att det är bra att sådana krav ställs. Några menade dock att kraven var ganska hårt ställda jämfört med hur andra beställare valt att formulera sina krav. Två av företagen återkom med frågor om kravställning under anbudsfasen, vilket innebar att vi förtydligade skrivningarna.
- Ingen avstod från att lämna anbud i den sista fasen av upphandlingen på grund av klimatkraven som ställdes och inte heller föll någon bort för att de inte uppfyllde kraven.
”Upphandlingar är ett mycket viktigt verktyg för att nå det vi vill. Om inte vi ställer krav nu, hur kommer då framtiden se ut? Vi måste våga. För om inte vi gör det, vem ska då göra det? På sikt kommer de företag som inte kan ställa upp på klimatkrav inte att få några uppdrag. Alla hållbarhetsfrågor hänger ihop och om företag inte uppgraderar sig för att kunna möta klimatkrav, hur ser de då på andra typer av krav?”
Åsa Abrahamsson, hållbarhetssamordnare i Höörs kommun
Var noga med omvärldsbevakningen
Det är lätt att hitta information från exempelvis stora kommuner som kommit långt i sitt arbete med att formulera kravställningar, men utgå från att entreprenörer som är aktuella i de fallen också är väl förbereda på både krav och uppföljningsinstruktioner. Situationen kan vara annorlunda i mindre kommuner eller längre från de större städerna. Världsbilden kan skilja sig rejält i olika delar av landet.
Kolla upp vilka krav som gäller i nuvarande avtal, dels för din egen kommun men också i avtal som företagen har med andra aktörer om det är möjligt. Vilka krav ställer grannkommunerna? Vad är entreprenadfirmorna vana vid och vad kan komma som överraskningar för dem? Hur pedagogisk, förhandlingsvillig och tillmötesgående måste du vara? Ta kontakt med några entreprenadfirmor och för dialogen med dem!
”Vi är en relativt liten kommun och kan inte jämföra oss med de stora kommunerna som har helt andra resurser och ofta törs gå före på ett annat sätt. Men vi mindre kommuner kan inspirera varandra. Det var ytterligare ett argument för oss att genomföra detta och visa att det går.”
Åsa Abrahamsson, hållbarhetssamordnare i Höörs kommun
Tre snabba
- Försök att få ta aktiv del i upphandlingsprocessen och delta exempelvis i dialoger med aktuella företag.
- Var beredd på att du kan behöva omformulera eller förtydliga de krav som ställts.
- Förbered den interna dialogen. Dina kollegor som leder bygg- och anläggningsprojekt har också krav på sig, inte minst ekonomiska, som måste tillgodoses för att kommunen ska kunna fungera. Hur kan ni mötas?
Verktyg
Här finns verktyg som använts för att genomföra arbetsmetoden.